Per proteggere i dati della vostra associazione no profit è opportuno munirsi di un antivirus e aggiornarlo almeno mensilmente (meglio due volte al mese), in questo modo eviterete che i vostri dati possano essere bersaglio di hacker. Ma non solo.

Per le associazioni no profit la conservazione della propria documentazione è fondamentale ma spesso trascurata. Anche tutti i dati sensibili dei soci, che rappresentano il vero capitale di una onlus, vanno tutelati dal pericolo di essere persi o, peggio, di essere “rubati”.

È un problema che riguarda tutti, piccole le associazioni come le grandi cooperative sociali. Il sistema informatico di protezione dei propri dati viene però molto spesso trascurato, se non addirittura ignorato. Nella maggior parte dei casi, il database di una associazione no profit si limita ad essere una cartella elettronica entro la quale vi si immettono i dati dell’associazione, come in uno scatolone. Il rischio però è quello di perdere tutta la documentazione, e allora è una catastrofe.

Molto meglio sarebbe allora dotarsi di un archivio “volatile”, le così dette nuvole. Permettono di salvare tutti i dati su un server, senza correre il rischio di affidarsi al proprio hardware. Di “nuvole” ve ne si trovano di gratuite, messe a disposizione direttamente dai browser, ma se occorre avere a disposizione maggior spazio è possibile crearsi una vera e propria banca dati volatile pagando un abbonamento. In questo modo i dati saranno accessibili per voi non soltanto in associazione, ma qualsiasi dispositivo collegato ad internet. A tutt’oggi viene considerato il sistema più sicuro per la gestione e la tutela dei dati.

Ma qualche piccolo suggerimento potrebbe comunque aiutarvi nella pianificazione di un controllo strutturale dei dati sensibili della vostra onlus. Innanzitutto è opportuno decidere chi può avere accesso ai dati, non è detto che tutti i soci debbano farlo. Prestare particolare attenzione alle password, che devono essere cambiate con regolarità, ed eseguire un firewall magari con un minimo di pianificazione (ad esempio, decidere una procedura che preveda questi interventi  ogni martedì, o ogni primo lunedì del mese).

Per proteggere i dati della vostra associazione no profit è opportuno munirsi di un antivirus e aggiornarlo almeno mensilmente (meglio due volte al mese), in questo modo eviterete che i vostri dati possano essere bersaglio di hacker. Per lo stesso motivo è opportuno non memorizzare mai i dati delle carte di credito dei donatori, anche se questo potrebbe essere una seccatura per quelli regolari, costretti a dover ogni volta fornire i dati di accesso, ma potrete ben spiegare che adottate una tale procedura proprio per tutelare i dati sensibili di soci e finanziatori. Inoltre, crittografate i dati personali che andranno memorizzati.

Eseguire sempre il back up dei dati, che sia su una “nuvola” (consigliato), su un dispositivo esterno (chiavetta usb o cd) o addirittura su carta.

Non sottovalutate questi aspetti, la cura dei dati personali della vostra associazione no profit deve essere una priorità e la tutela di tali informazioni devono rientrare nei protocolli di gestione dell’organizzazione. Molto spesso si considera la propria onlus una realtà talmente piccola nel complesso della rete, per la quale non vale la pena investire tempo per una pianificazione della sicurezza. Non è così. Quanto più il vostro sistema informatico di controllo dati è vulnerabile, tanto più sarà violato.